ZAPROSZENIE

do składania ofert (o wartości poniżej 130 000 złotych)

Burmistrz Zelowa zaprasza do złożenia oferty cenowej na wdrożenie systemu EZD w Urzędzie Miejskim w Zelowie na zasobach sprzętowych Usługodawcy.

1. Przedmiot zamówienia:
2. System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją powinien umożliwiać wykonywanie czynności kancelaryjnych, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, jak również przepisami kancelaryjnymi Partnerów jednostek centralnych, poprzez kompleksowe dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. EZD musi spełniać kryteria wymienione w § 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. System EZD ma umożliwiać dokumentowanie załatwiania spraw w postaci elektronicznej, jak również stanowić może narzędzie wspierające wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym z uwzględnieniem w szczególności następujących funkcjonalności:

• prowadzenie rejestrów (m. in. Rejestr przesyłek wpływających, Rejestr przesyłek wychodzących, Spisy Spraw, Rejestr pism wewnętrznych oraz wielu innych rejestrów,
• prowadzenie ewidencji przesyłek,
• wykonywanie dekretacji, w tym dekretacji wielostopniowej, z możliwością wydruku dekretacji zastępczej,
• wykonywanie uwierzytelnienia i wydruk uwierzytelnienia kopii naturalnego dokumentu elektronicznego,
• wykonywanie akceptacji przez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym, w tym:
  • podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności,
  • podpisem elektronicznym weryfikowanym przy użyciu certyfikatu kwalifikowalnego,
  • profilem zaufanym,
• gromadzenie przyporządkowanych metadanych oraz dodatkowych atrybutów do właściwych spraw i wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw,
• dołączenie odwzorowań cyfrowych z możliwością umieszczenia informacji o kompletności odwzorowań (pełne, niepełne), w tym sporządzanie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego oraz sporządzanie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do sytemu EZD,
• wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych,
• wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one znajdują,
• rejestrację przesyłek wpływających drogą tradycyjną oraz pocztą elektroniczną, a także automatyczną rejestrację przesyłek wpływających przez elektroniczne skrzynki podawcze (w tym ePUAP),
• dokonywanie rozdziału przesyłek (także automatycznie w ramach EZD),
• przyjmowanie przesyłek do składu chronologicznego, ich obsługa i zarządzanie zbiorami składu chronologicznego,
• przyjmowanie przesyłek do składu informatycznych nośników danych i ich obsługa,
• klasyfikację i kwalifikację dokumentacji według JRWA,
• rejestrację sprawy oraz dołączenie przesyłek do akt sprawy w przypadku konieczności powiązania z przesyłkami dotyczącymi sprawy już wszczętej,
• prowadzenie ewidencji spisów spraw,
• prowadzenie ewidencji dokumentacji niestanowiącej akt sprawy oraz jej klasyfikacja i kwalifikacja,
• tworzenie raportów na temat założonych spraw dla dowolnie wybranych okresów chronologicznych, a także dla dowolnie wybranej klasy z JRWA, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest klasa oraz inne raporty,
• dołączenie do akt sprawy przesyłek zarejestrowanych w rejestrach, notatek służbowych, wiadomości poczty elektronicznej,
• przechowywanie projektów pism przygotowywanych w związku z prowadzonymi sprawami, w tym ich wersji wytworzonych w toku akceptacji,
• tworzenie projektów pism na szablonach z automatycznie uzupełnianymi polami,
• podpisywanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym, z możliwością weryfikacji kto i kiedy podpisał dokument,
• możliwość składania wielopodpisu na dokumentach elektronicznych,
• podpowiedzi w zakresie kompletności metadanych,
• korespondencja wewnętrzna z uwzględnieniem udostępniania sprawy przez komórkę merytoryczną, komórkom współpracującym, z jednoczesnym określeniem, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona,
• bezpośrednie włączanie dokumentacji, wytworzonej przez komórki wspierające komórkę merytoryczną, do akt sprawy prowadzonej przez komórkę merytoryczną,
• możliwość edycji dokumentu przez więcej niż jedną osobę,
• odnotowanie sposobu wysłania przesyłki (np. list polecony),
• automatyczne generowanie pocztowych książek nadawczych, również w postaci elektronicznej i innych raportów, wymaganych przez operatorów pocztowych,
• weryfikacja dostarczonych listów poleconych przez nr R,
• obsługa korespondencji międzyresortowej,
• obsługa korespondencji bezpośrednio odbieranej przez klienta,
• integracja z elektronicznym nadawcą Poczty Polskiej,
• rejestrowanie przesyłek wpływających, polegające na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę (metadane przesyłek wpływających za pośrednictwem ESP ePUAP są dodawane automatycznie),
• automatyczne nadawanie unikatowego w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikatora, określanego jako numer z rejestru przesyłek wpływających (RPW), prowadzonego dla danego roku kalendarzowego (system umożliwia generowanie kodu kreskowego z identyfikatorem, który możliwy jest do odczytania maszynowego, a także bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych),
• automatyczne prowadzenie dziennika zdarzeń (historii), w którym umieszczane są informacje o wykonywanych w systemie czynnościach, dostępie do obiektów danych spraw, dokumentów i innych informacji w celu umożliwienia odtworzenia historii aktywności poszczególnych użytkowników EZD. Powyższe zawiera dane o osobach, wykonujących czynności: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce w strukturze organizacyjnej, w tym jeśli czynności wykonywane są w ramach zastępstw – fakt ten zostaje odnotowany,
• generowanie metryki sprawy,
• możliwość definiowania powiadomień (w tym: możliwość ustalenia sposobu powiadomienia – komunikat bezpośrednio w EZD), różne typy powiadomień, m.in. o: nowym wpływie, nowym (udostępnionym) piśmie, nowej udostępnionej sprawie, nowym elemencie prowadzonej sprawy (np. opinii, uwagi), niedoręczeniu pisma do klienta, wysłaniu korespondencji w postaci papierowej, upływających terminach prowadzonych spraw, komunikatach administracyjnych, o nieobecności pracownika do którego zadekretowano pismo),
• wyszukiwanie dokumentów/spraw według: twórcy – rozumianego jako nadawca wpływu, ale także użytkownik oprogramowania, który założył sprawę lub dokument roboczy w sprawie (notatkę, opinię), typu/rodzaju, daty lub zakresu dat, komórki organizacyjnej, pozycji wykazu akt (na dowolnym poziomie), unikatowego identyfikatora dokumentu, znaku sprawy, tytułu, opisu, metadanych,
• możliwość wprowadzania zmian w strukturze organizacyjnej (związanych np. z reorganizacją) bez wpływu na już utworzoną dokumentację załatwiania spraw, w tym zmian dotyczących: nazw komórek organizacyjnych, symboli komórek organizacyjnych, nazw stanowisk pracy, a także zmian przyporządkowujących użytkowników do struktury organizacyjnej (komórek organizacyjnych i stanowisk pracy),
• tworzenie zestawień statystyk i raportów na indywidualne potrzeby podmiotów,
• automatyzacja zastępstw – możliwość definiowania zastępstw w systemie,
• zapewnienie dostępu do dokumentacji zgromadzonej w systemie na podstawie: ogólnych zasad wynikających ze struktury organizacyjnej, spraw i dokumentów udostępnionych indywidualnie, specjalnych ról zdefiniowanych w systemie w celach kontrolnych (kontrola prawidłowości ewidencjonowania dokumentów rejestrowania spraw),
• Integracja z MS Office i OpenOffice – możliwość zarządzania (dodawanie, aktualizacja, odczytywanie) plikami załączników przechowywanych w systemie EZD przy użyciu aplikacji biurowych,
• integracja z usługą katalogową Active Directory,
• integracja z ePUAP,
• integracja z Miniportalem Zamówień Publicznych,
• integracja z Platformą e-faktur,
• moduł API pozwalający na integrację z innymi systemami,
• moduł archiwalny umożliwiający „przyjęcie” dokumentacji archiwalnej i jej zarządzenie na stan archiwum zakładowego (obsługa archiwizacji dokumentów elektronicznych),
• moduł archiwum, umożliwiający m.in.:
  • automatyczną archiwizację spraw i dokumentacji niestanowiącej akt sprawy oraz archiwizację składów chronologicznych i informatycznych nośników danych,
  • weryfikację archiwizowanej dokumentacji pod kątem wytycznych instrukcji archiwalnej,
  • generowanie raportów na potrzeby archiwum zakładowego w zakresie spraw dokumentowanych elektronicznie i pomocniczo w systemie,
  • generowanie paczki archiwalnej,
• silnik Procesów Workflow – modelowanie procesów, moduł umożliwiający graficzne definiowanie procesów urzędowych (ścieżek obiegu dokumentów) i ich realizację w systemie EZD (integracja z procesami opisanymi w JAR między innymi w ramach wdrażania ISO).
• Usługodawca zobowiązuje się do:
• Instalacji, parametryzacji oraz utrzymania dwóch wersji systemu EZD (wersji testowej i wersji produkcyjnej) na zasobach Usługodawcy, gdzie poprzez instalację rozumie się: stworzenie dedykowanej bazy danych w co najmniej dwóch instancjach (wersja produkcyjna, wersja testowa), niezbędnej do pracy systemu EZD, skonfigurowanie usług na serwerze IIS niezbędnych do działania systemu EZD (aplikacji głównej oraz PROXY), skonfigurowanie aplikacji w postaci usługi WinService dla potrzeb działania EZD oraz usługi ORBEON,
• Utworzenia kanału VPN typu Site To Site, we współpracy z Usługobiorcą.
• Wspólnego ustalenia przez Usługodawcę i Usługobiorcę, w okresie użytkowania wersji testowej systemu EZD, jaki ruch sieciowy (porty TCP i aplikacje) będzie możliwy do realizacji w ramach tunelu,
• Uruchomienia dedykowanego portalu zgłoszeń awarii oraz wsparcia technicznego, w którym imienna lista osób Usługobiorcy będzie miała możliwość zgłaszania błędów w działaniu aplikacji EZD oraz wymaganych zmian konfiguracyjnych.

• Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: przy ocenie ważnych ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium ceny. Zamawiający wybierze propozycję ofertową o najniższej cenie i odpowiadającą wszystkim wymogom oferty. Cena obowiązuje przez okres trwania umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.

Umowa zostanie zawarta na okres 12 miesięcy od daty uruchomienia wersji produkcyjnej systemu EZD.

• Ofertę sporządzić należy na druku  „Formularz ofertowy” , Załącznik nr 1

Oferta może być dostarczona osobiście, drogą elektroniczną (umzelow@zelow.pl), faxem (44 6341 341) lub listownie w terminie do dnia 10 maja 2023 r. do siedziby Urzędu Miejskiego w Zelowie ul. Żeromskiego 23, 97-425 Zelów. Oferta będzie uznana za złożoną w terminie, jeżeli w podanym dniu do godz. 15³⁰ zostanie dostarczona do siedziby zamawiającego.

• Termin wykonania zamówienia: do dnia 31 lipca 2023 r.

• Upoważniam p. Marcina Selerowicza – informatyka – do udzielania informacji dotyczących zamówienia, tel. (44) 6341 000 wew. 45.

• Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru złożonej oferty.

W załączeniu:

1. Formularz ofertowy
2. Klauzula informacyjna